Nous nous sommes retrouvés lors de SolutionsLinux avec le comité de sélection des Rencontres Mondiales du Logiciel Libre (RMLL) pour discuter de la future candidature de Clermont-Ferrand, soutenue par LinuxArverne, à l'organisation des rencontres 2007. Durant toute la réunion, Laurent Maisonnave a pris notes et photos.


Étaient présents à cette réunion :
- Pierre Jarillon (ABUL)
- Beboît Sibaud (APRIL)
- Frédéric Couchet (APRIL)
- Romuald Conty (LinuxArverne)
- Romain Tartière (LinuxArverne)
- Gérard Ruffin (LinuxArverne)
- Laurent Maisonnave (LinuxArverne)
- Gérard Blanchet (LinuxArverne)

 

La réunion commence par la distribution d'un "pack" comprenant une pré-version du dossier de candidature de Clermont-Ferrand et le "Guide professionnel pour les organisateurs de conférences et séminaires" de l'Office du Tourisme et des Congrès de Clermont-Ferrand à chacun des acteurs présents.
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Le responsable du dossier, Romuald Conty, ouvre la discussion par des remerciements aux absents qui soutiennent le projet de LinuxArverne :
- Isabelle Carreau-Vachet de l'Office du Tourisme et des Congrès de Clermont-Ferrand pour les documents, informations et conseils fournis.
- Alain Quilliot, Bertrand Pimort, Pierre Berndard et Denis Richard, directeurs des universités et écoles informatiques du plateau universitaire des Cézeaux.
- Julien Guimenez et Jean Marie Favreau, membres de LinuxArverne et contributeurs sur le projet.

Romuald Conty poursuit par un résumé du dossier de candidature permettant à chacun de connaître l'état d'avancement du projet d'organisation des RMLL 2007 à Clermont-Ferrand. Gérard Blanchet et Laurent Maisonnave développent les divers contacts qu'ils ont pus avoir avec différents intervenants vis-à-vis de ce dossier.

Les comité dans son ensemble parcours ensuite le dossier pour en extraire les points qui méritent un approfondissement, un éclaircissement ou sont absents. Lors de ce passage en revue, les points suivants ont été soulevés :

Organisation géographique des RMLL

Pierre Jarillon souligne les difficultés posées par la répartition des activités sur des lieux différents. Il précise qu'il est préférable de les organiser dans le temps plutôt que dans l'espace. Le choix du campus des Cézaux est  idéal pour répondre à ce critère comme Romain Tartière et Laurent Maisonnave le démontrent avec le plan de la ville fourni par l'Office du Tourisme et des Congrès de Clermont-Ferrand.

Impératifs matériels dans l'organisation

Pierre Jarillon et Benoît Sibaud rapellent quelques grandes lignes concernant l'organisation :
- De part la nature des rencontres, la couverture réseau doit être irréprochable tant pour la connectivité filaire que WiFi.
- Des ordinateurs doivent être disponibles en libre service pour le public.
- D'autres postes doivent être prévus pour les présentations et démonstrations.
- La sécurité des lieux devra être assurée par des équipes spécialement mobilisées.
- Le fléchage et la signalétique doivent être clairs et bien présents pour faciliter les déplacements des visiteurs.
- Les cérémonies d'ouverture et de cloture des RMLL doivent enfin se faire dans des lieux appropriés.

Financements

Une manifestation de l'envergure des RMLL nécessite un suivi important et "professionnel" de la trésorerie. Le comité rapelle qu'il est nécessaire que les finances de l'association organisatrice et de l'évènement lui-même doivent être complètement séparées ; pour ce faire, une structure capable de garder les fonds doit être crée. L'engagement d'un financeur public est requis pour assurer les dépenses en amont, entres autres pour payer le déplacement des intervenants, grâce aux avances de trésorerie. Il convient de plus de se "méfier" des subventions publiques qui peuvent être versés longtemps après l'évènement, ce qui complique notablement la gestion financière. Benoît Sibaud précise que le besoin d'argent se fait ressentir très tôt, et sa disponibilité est requise dès le mois d'Avril (dernier délais). Pour faciliter cette tâche, il est recommandé de mettre en place et de favoriser le paiement en ligne. Il faut considérer qu'au minimum la gestion du budget s'étale sur d'un an avant à un an après l'évènement, et le comité précise qu'il est important de valoriser dans celui-ci toutes les ressources qui sont gracieusement prétées ou offertes pour les RMLL (mise à disposition de salles, matériel, ressources humaines, etc).

Que les financements soient publics ou privés, le comité prévient que des engagements écrits sont expressement recommandés dès la phase de candidature.

Pièges à éviter

Pierre Jarillon et Benoît Sibaud récapitulents diverses erreurs à ne pas reproduire lors de l'organisation d'un évènement tel que les RMLL.
Bien que n'étant pas le coeur de l'organisation, la gestion de l'hébergement des participants et des visiteurs est un facteur clé de leur satisfaction qui ne doit donc pas être négligée. Le comité termine par quelques dates : l'appel à candidature sera lancé courant février et se cloturera fin mars.

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La réunion prends fin avec l'arrivée de l'équipe organisatrice des rencontres 2006 a Vandoeuvre les Nancy ; toutes les questions du comité ainsi que de LinuxArverne ayant été abordées.